高齢の為そろそろ医院の閉院を考えていますが、何から手を付けたら良いのかわかりません。厚生局や医師会など関係各所に聞きながら進める予定ですが、あらかじめどのような手続きが必要なのか教えてください。

建物が賃貸物件である場合、退去時の条件がスケルトンなのか居抜きに出来るのか等によって、退去までの費用やスケジュールが大幅に異なってきます。まずはオーナー側に相談、確認する事が必要です。

患者様向け手続き

◎ 継続的に通院している患者に対して閉院時期を通知し、希望があれば転院の為の診療情報提供書やカルテの写しなどを提供する

従業員向け手続き

◎ 会社都合での退職を促す（退職予告の実施、退職金に関する規定がある場合には遵守する）
◎ 社会保険（健康保険、雇用保険、年金）を廃止する
◎ 従業員に次の就職先を紹介、斡旋する

行政的な手続き

◎ 都道府県知事に「診療所の休廃止届」、「診療用エックス線装置廃止届」、「麻薬取扱者業務廃止届」など の必要書類を提出する
◎ 診療用エックス線装置を廃棄し、廃棄証明を取得する
◎ 税務署に個人事業の廃業届を提出する

コスト管理が必要なもの

◎（賃貸物件である場合）退去までのスケジュール調整や解約手続き
◎ リサイクル業者などにキャビネットなど大型備品や設備を売却する、または廃棄する
◎ リース物件を処理する。リース残債があれば弁済金額を用意する

カルテの保存義務について

閉院後もカルテは５年、診療日誌は２年など記録の保存義務があります。保存期間が過ぎれば破棄しても問題ありません。一方、長期間にわたり保存する事で、災害時におけるカルテの提供や訴訟に備えることが出来るとの考え方もありますが、それはあくまで任意となります。また、保管スペースの有無などにより、原本保管か電磁的記録かを選別する必要もあります。